Rôles des Bénévoles

Chef et Cheffe de groupe

 

Mandat

Nommée par le commissaire de district sur recommandation du Conseil de gestion, la personne titulaire de ce poste est responsable de la qualité du scoutisme au sein du Groupe et assure la présidence du comité d’animation. 

Supervision

Le Chef du Groupe est sous l’autorité du commissaire de district et du Conseil de gestion du Groupe

Expérience souhaitée

Être âgé d’au moins 25 ans, disposer d’au moins deux ans d’expérience comme le Responsable d’unité et posséder le minimum requis en formation.

Principales Responsabilités

• Toutes tâches déléguées par le commissaire de district
• Encadrer, conseiller et assurer le cycle de l'adulte auprès des Animateurs et des responsables d’unité
• Assurer la conformité de ses membres envers les formations de base, les brevets, les ratios et les autres obligations
• Veiller à l’application des règlements et des politiques du Groupe, du district et de l’ASC
• Convoquer et présider les réunions du comité d’animation
• Représenter le Groupe dans le milieu et dans l’organisation scoute
• Représenter les Animateurs au sein du Conseil de gestion
• Participer aux réunions du Conseil de gestion et de son comité exécutif s'il y a lieu
• Préparer sa relève

Tâches 

• Assurer la liaison entre le Conseil de gestion et les équipes d’animation
• Agir comme porte-parole du Groupe en matière de scoutisme
• Présenter un rapport d’activités passées et un plan d’action aux parents lors de l’assemblée générale du Groupe
• Faire des suivis réguliers auprès du Conseil de gestion
• Superviser l’application du Programme des jeunes dans les unités
• Proposer des projets d’améliorations ou de changements dans le Groupe en matière de scoutisme et en superviser la réalisation
• Participer à la gestion financière et matérielle du Groupe
• Recueillir et transmettre au Groupe les informations provenant des autres instances du Mouvement ou du milieu
• Encadrer, en tant que responsables d’adultes, les responsables d’unité selon la Politique Encadrement de l’adulte dans le scoutisme de l’ASC
• Superviser, coordonner et motiver les équipes d’animation, par le biais notamment du comité d’animation
• Recommander au Conseil de gestion et au district la nomination ou la destitution des responsables d’unité

Compétences requises ou qualités recherchés

• Forces reconnues en travail d’équipe
• Aptitudes en gestion de ressources humaines et en résolution de conflits
• Facilité à communiquer à l’oral et à l’écrit * Écoute active
• Autant que possible, ne pas exercer simultanément d’autres fonctions dans le scoutisme
• Connaissance sur le fonctionnement de l’ASC
• Leadership positif
• Disponibilité
• Connaissances en animation
• Esprit consultatif

Formations

Préalables

Nœud de Gilwell

 

Obligatoire après la nomination (si ce n’est déjà acquis)
Badge de bois	GES 0013 – Gestion d’une groupe et d’un district scout
Camping d’hiver	GES 0016 -* Recrutement et sélection des bénévoles
GES 0004 – Pouvoir, rôles et responsabilités des administrateurs	GES 0017 – Motivation et encadrement des bénévoles
GES 0005 – Gestion des Ressources adultes	Toutes mise à jour requise pour les détenteur du brevet Badge de bois
GES 0009 – Gestion des Conflits	Nœud de Cabestan vert

 

Recommandées (Si ce n’est déjà acquis)
GES 0010 – Bien s’outiller pour communiquer	Toute mise à jour requise pour les détenteurs du brevet Nœud de Cabestan violet
Nœud de Cabestan Violet

 

Chef de groupe adjoint et Cheffe de groupe adjointe

Mandat

Nommée par le commissaire de district sur recommandation du Chef du Groupe, la personne titulaire de ce poste assiste le Chef du Groupe dans ses responsabilités. Elle participe à la gestion de ses dossiers et le remplace en cas d’absence ou d’incapacité d’agir.

Supervision

Le Chef du Groupe adjoint est sous l’autorité du Chef du Groupe

Expérience souhaitée

Être âgé d’au moins 23 ans, posséder le minimum requis en formation et disposer d’au moins deux années d’expérience comme Responsable d’unité.

Principales Responsabilités

• Assister le Chef du Groupe 
• Remplacer le Chef du Groupe si nécessaire
• Préparer sa relève

Tâches

• Assumer la responsabilité de dossiers ou d’activités selon les besoins et le contenu de son mandat
• Se tenir informé de l’évolution des différents dossiers gérés par le Chef du Groupe
• Exercer les fonctions de Chef du Groupe jusqu’à la nomination d'un nouveau Chef du Groupe, s'il y a lieu

Compétences requises ou qualités recherchés

• Esprit d’équipe
• Leadership positif
• Aptitudes en gestion des ressources humaines
• Esprit démocratique
• Facilité à communiquer à l’oral et à l’écrit
• Connaissance en animation
• Écoute active
• Connaissance sur le fonctionnement de l’ASC

Formations

Préalables

Aucune formation nécessaire

 

Obligatoire après la nomination (si ce n’est déjà acquis)
Badge de bois	GES 0013 – Gestion d’une groupe et d’un district scout
GES 0005 – Gestion des Ressources adultes	Toutes mise à jour requise pour les détenteur du brevet Badge de bois
GES 0009 – Gestion des Conflits	Nœud de Gilwell

 

Recommandées (Si ce n’est déjà acquis)
GES 0004 – Pouvoir, rôles et responsabilités des administrateurs	GES 0017 – Motivation et encadrement des bénévoles
GES 0010 – Bien s’outiller pour communiquer	Nœud de Cabestan Violet
GES 0013 – Gestion d’une groupe et d’un district scout	Camping d’hiver
GES 0016 -* Recrutement et sélection des bénévoles	Toutes mise à jour requise pour les détenteur du brevet Badge de bois

 

Président et Présidente de Groupe

Mandat

Choisie comme Administrateur par l’assemblée générale et nommée par le Conseil de gestion, la personne titulaire de ce poste est responsable de la gestion de l’ensemble des activités du Conseil de gestion.

Supervision

Le Président du Groupe, en tant qu'Administrateur, est sous l’autorité de l'assemblée générale

Expérience souhaitée

Être âgé d’au moins 25 ans ou avoir trois ans d’expérience au sein d’un conseil d’administration (préférablement dans un Groupe scout)

• Assurer la gestion des politiques et des procédures administratives du Groupe
• S’assurer que chaque Administrateur s’acquitte des tâches qui lui sont confiées
• Présider les réunions du Conseil de gestion, de son comité exécutif s'il y a lieu et de l'assemblée générale
• Veiller à l’exécution des décisions prises par le Conseil de gestion
• Maintenir la confidentialité des informations confidentielles du Groupe 
• S'assurer d'une saine gestion des renseignements personnels des membres
• Préparer sa relève

Tâches

Tâches liées aux réunions

• Avec le Secrétaire, élaborer des ordres du jour pertinents et productifs pour ces réunions
• S’assurer que le fonctionnement du Groupe est conforme aux lois ainsi qu’aux règlements publics et scouts
• Appliquer un processus de prise de décision et de procédure d’assemblée conforme aux bonnes pratiques en matière de gouvernance
• Favoriser l’obtention de consensus
• Recueillir et transmettre au conseil, en concertation avec le Chef du Groupe, les informations provenant des autres instances du Mouvement
• Recueillir les opinions des membres sur tous les sujets importants, de préférence avant une prise de décision qui pourrait affecter les opérations scoutes.

Autres tâches

• Signer les documents officiels du Groupe et les chèques (ou autres effets payables) au nom du Groupe
• Assurer la liaison entre le Conseil de gestion et les responsables de la direction du Mouvement dans le Groupe
• Superviser les actions liées aux objectifs du Groupe 
• Partager judicieusement les responsabilités
• Encadrer, en tant que responsable d’adultes, les autres membres du Conseil de gestion selon la Politique Encadrement de l’adulte dans le scoutisme de l’ASC
• Collaborer étroitement avec le Chef du Groupe
• Maintenir un climat favorable à la progression et à la stabilité du scoutisme dans le milieu
• Développer des relations extérieures favorables à la vie du Groupe et à l’amélioration de la collaboration dans le milieu, ainsi qu’avec les autres Groupes scouts et le district
• Transmettre au district, dans les plus brefs délais, les coordonnées de tout adulte qui rejoint le Groupe (via le SISC)
• Agir comme porte-parole du Groupe dans le milieu et auprès des autres instances du Mouvement
• Superviser toute négociation importante du Groupe avec les parties prenantes de son milieu

 

Compétences requises ou qualités recherchés

• Leadership
• Esprit démocratique et capacité à travailler en équipe 
• Facilité autant en communication qu’à l’écoute 
• Disponibilité, maturité et objectivité
• Connaissance en gestion de ressources humaines, de ressources financières et de ressources matérielles
• Autant que possible, ne pas exercer une autre fonction dans le scoutisme
• Connaissance du fonctionnement de l’ASC

Formations

Préalables

Aucune formation nécessaire

 

Obligatoire après la nomination (si ce n’est déjà acquis)
Étape 1 – Modules du tronc commun de la formation scoute ( 6 mois à 1 an )	Nœud de Cabestan vert

 

Recommandées (Si ce n’est déjà acquis)
Nœud de Cabestan violet	Toute mise à jour requise pour les détenteurs du brevet Nœud de Cabestan violet

 

Vice-Président et Vice-Présidente de Groupe

Mandat

Choisie comme Administrateur par l’assemblée générale et nommée par le Conseil de gestion, la personne titulaire de ce poste assiste le président dans ses responsabilités. Elle participe à la gestion des dossiers et le remplace en cas d’absence ou d’incapacité à agir, selon les modalités prévues aux règlements administratifs du Groupe. Elle assume la responsabilité des dossiers ou d’activités particulières selon les besoins et les mandats reçus.

Supervision

Le vice-Président du Groupe est sous l’autorité du Conseil de gestion.

Expérience souhaitée

Être âgé d’au moins 25 ans ou avoir trois années d’expérience au sein du Conseil de gestion du Groupe.

Principales Responsabilités

• Soutenir le président du conseil dans ses fonctions

Tâches

• Assumer toute fonction que lui confie le Conseil de gestion
• Signer les chèques du Groupe ou tout autre document officiel lorsqu’il en reçoit l’autorisation
• Remplacer le président du conseil, si nécessaire
• Se tenir informé de l’évolution des différents dossiers 
• Assurer l’harmonie dans les relations scoutes 
• Préparer sa relève

Compétences requises ou qualités recherchés

• Leadership
• Esprit démocratique et capacité à travailler en équipe 
• Facilité à communiquer à l’oral et à l’écrit 
• Écoute active
• Disponibilité, maturité et objectivité
• Connaissance en gestion de ressources humaines, de ressources financières et de ressources matérielles
• Autant que possible, ne pas exercer une autre fonction dans le scoutisme
• Connaissance du fonctionnement de l’ASC

Formations

Préalables

Aucune formation nécessaire

 

Obligatoire après la nomination (si ce n’est déjà acquis)
Étape 1 – Modules du tronc commun de la formation scoute ( 6 mois à 1 an )	Nœud de Cabestan vert

 

Recommandées (Si ce n’est déjà acquis)
Nœud de Cabestan violet	Toute mise à jour requise pour les détenteurs du brevet Nœud de Cabestan violet

 

Trésorier ou Trésorière de Groupe

Mandat

Personne choisie comme Administrateur par l’assemblée générale et nommée par le Conseil de gestion, la personne titulaire de ce poste est responsable de la gestion financière du Groupe en conformité avec les lois et les principes comptables généralement reconnus au Canada.

Supervision

Le Trésorier de Groupe, en tant qu'Administrateur, est sous l’autorité de l'assemblée générale

Expérience souhaitée

Expérience en administration ou gestion financière dans le scoutisme ou dans un autre organisme sans but lucratif

Principales Responsabilités

• Contrôler les finances du Groupe
• Superviser toutes les initiatives financières du Groupe
• Contribuer à la prise de décision stratégique conscientisant le conseil des impacts financiers des décisions
• Veiller au contrôle des dépenses
• Voir à la comptabilisation des opérations financières des unités et à leur consolidation au niveau du Groupe de façon à donner au conseil et aux diverses parties prenantes une vue d’ensemble des enjeux financiers du Groupe
• Maintenir la confidentialité des affaires du Groupe et des membres
• Préparer sa relève

Tâches

Tâches liées à la comptabilité

• Préparer et présenter au conseil les prévisions budgétaires annuelles du Groupe
• Voir à la perception de tous les revenus * Administrer les avoirs du Groupe
• Exécuter les opérations financières autorisées (Comptes à recevoir, comptes à payer)
• Gérer le budget, tenir les registres comptables du Groupe
• Déposer au Conseil de gestion des rapports financiers périodiques
• Lorsqu'il y a décentralisation financière, assurer le contrôle périodique de l’information comptable des unités dans le but de la consolider avec l’information du Groupe
• Signer les chèques conjointement avec les autres signataires autorisés
• Collaborer à la préparation des demandes d’aide financière à des organismes privés ou publics, ou encore à des individus
• Produire dans les délais toute déclaration gouvernementale nécessaire selon les lois qui régissent les organismes sans but lucratif
• Si le Groupe est un organisme de bienfaisance reconnu par l’Agence du Revenu du Canada, émettre les reçus pour des fins d’impôts selon les règles en vigueur et produire la déclaration annuelle requise.
• Recommander le choix des experts-comptables externes, s'il y a lieu
• Transmettre au Conseil de gestion et à l’assemblée générale des états financiers appropriés selon la valeur globale des opérations et selon le régime constitutif

Tâchées liées au Conseil de gestion

• Lorsqu'il y a décentralisation, recommander au conseil un processus de préparation et de gestion des budgets des unités et du Groupe, afin de le mettre en oeuvre et de superviser ce processus
• Recommander au conseil le choix d'un système comptable adéquat (soit manuel ou informatisé) puis mettre en oeuvre ce système
• Lorsqu'il y a décentralisation, conseiller les unités en matière financière et comptable
• Diriger, s'il y a lieu, le comité des finances du Groupe et encadrer les adultes qui en font partie, selon la Politique Encadrement de l'adulte dans le scoutisme de l'ASC

Compétences requises ou qualités recherchées

• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Intégrité
• Connaissance en comptabilité d’organisme à but non lucratif (OBNL)
• Méthodique

Formations

Préalables

Aucune formation nécessaire

 

Obligatoire après la nomination (si ce n’est déjà acquis)
Étape 1 – Modules du tronc commun de la formation scoute ( 6 mois à 1 an )	GES 0011 – Comment lire les états financiers d’un organisme
GES 0004 – Pouvoirs, rôles et responsabilités des administrateurs	GES 0012 – Planification financière – outils pour la gestion

 

Recommandées (Si ce n’est déjà acquis)
Nœud de Cabestan bleu	GES 0007 – Structure juridique et règlements généraux
GES 0006 – Animation de réunions et procédures d’assemblée

 

Secrétaire de Groupe

Mandat

Choisie comme Administrateur par l’assemblée générale et nommée par le Conseil de gestion, la personne titulaire de ce poste est responsable de la préparation et de la tenue à jour des registres du Groupe. Dans les entités incorporées, un Secrétaire est aussi responsable des convocations et de dresser les procès-verbaux des différentes instances officielles (conseil d'administration, comité exécutif et assemblée générale)

Supervision

Le Secrétaire de Groupe, en tant qu'Administrateur, est sous l’autorité de l'assemblée générale

Expérience souhaitée

Bien connaitre: 

• les exigences des autorités en matière d'information;
• le français afin de rédiger des documents sans fautes; et
• les rudiments du classement et de l’archivage.

Principales Responsabilités

• Assurer la tenue des différents registres du Groupe, sauf en matière de comptabilité
• Préparer les ordre du jour avec le président et envoyer les avis de convocation pour les réunions du Conseil de gestion et de l’assemblée générale
• Participer au Conseil de gestion
• Rédiger les procès-verbaux des instances de Groupe
• Convoquer les membres pour les réunions du Conseil de gestion, de l’assemblée générale et du comité exécutif, s’il y lieu
• Maintenir la confidentialité des affaires du Groupe et des membres 
• Préparer sa relève

Tâches

Liées à la tenue de registres:

• Registre des membres (recensement) 
• Registre des Administrateurs 
• Registre des procès-verbaux
• Registre des lettres patentes et des règlements administratifs
• Registre des engagements contractuels
• Registre des politiques et procédures du Groupe
• Liées aux réunions des différentes instances du Groupe
• Recommander au Conseil de gestion le choix d’un processus de classement des documents du Groupe (conservation et archivage) et de gestion de l’information, puis, mettre en œuvre et superviser ce processus
• Envoyer les avis de convocation aux assemblées des membres, aux réunions du Conseil de gestion et, s'il y a lieu, aux autres comités
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du Consei de gestion, de l'assemblée générale et du comité exécutif, s'ily y a lieu. Ceci inclut la préparation d’extraits certifiés (ex : résolutions autorisant des signatures pour les chèques)
• Voir au respect en tout temps de l’image de marque de l’ASC dans tous les documents officiels et la correspondance du Groupe — être la référence à ce sujet au sein du Conseil de gestion

• Esprit de synthèse
• Excellente maîtrise de la langue française à l’écrit
• Disponibilité
• Habileté rédactionnelle
• Ordre et méthode
• Diligence dans l’exécution des tâches
• Esprit d’équipe

Formations

Préalables

Aucune formation nécessaire

 

Obligatoire après la nomination (si ce n’est déjà acquis)
Étape 1 – Modules du tronc commun de la formation scoute ( 6 mois à 1 an )	GES 0004 – Pouvoirs, rôles et responsabilités des administrateurs
GES 0006 – Animation de réunions et procédures d assemblée

 

Recommandées (Si ce n’est déjà acquis)
Nœud de Cabestan bleu	GES 0007 – Structure juridique et règlements généraux

 

Administrateur et Administratrice de Groupe

Mandat

Nommées par l’assemblée générale conformément aux règlements administratifs des Groupes, les personnes titulaires de ce poste sont responsables des décisions prises par le Conseil de gestion et on pour mission d'assurer une administration efficace du Groupe.

Supervision

Chaque Administrateur est sous l’autorité du Conseil de gestion et du président du Conseil de gestion.

Expérience souhaitée

Avoir une connaissance de base de la gestion et de la gouvernance.

Principales Responsabilités

• Participer activement aux réunions du conseil
• Agir avec honnêteté et loyauté
• Être prudent et diligent
• Voir à la continuité des opérations à long terme 
• Assurer la viabilité financière du Groupe
• Voir à l’existence de contrôles internes appropriés
• Représenter le point de vue général des membres et leurs intérêts, mais en priorisant ls meilleur intérêt du regroupement dont le Groupe fait partie de et de l’ASC, et non celui des membres
• Préparer sa relève

Tâches

• Faire ce que le conseil lui demande
• Se renseigner sur les questions à l’ordre du jour, en lisant les documents avant les réunions
• Être solidaire en endossant publiquement les décisions du conseil
• Maintenir la confidentialité des affaires du Groupe et des membres
• Protéger la confidentialité des dossiers et des renseignements personnels des membres
• Participer aux opérations de financement du Groupe

Compétences requises ou qualités recherchées

• Honnêteté et loyauté
• Intégrité
• Comprendre les rôles et les responsabilités du Conseil de gestion
• Connaître les cadres juridiques et financiers de l’ASC 
• Collégialité et solidarité
• Savoir faire la différence entre les rôles de surveillance et les tâches opérationnelles pratiquées à titre de bénévole